Les experts en scanning de documents : gagnez du temps et de l’espace

Les experts en scanning de documents : gagnez du temps et de l’espace

10/04/2024 Non Par Nathalie

La numérisation de documents est une technique efficace pour transformer vos archives papier en fichiers électroniques. Ces derniers sont plus faciles à rechercher, partager, stocker et protéger contre divers risques, tels que les incendies, les inondations ou les dégradations causées par le temps.

Pour s’assurer d’une numérisation optimale et de la conservation de vos informations précieuses, il est recommandé de faire appel à des experts en scanning de documents.

Pourquoi choisir des experts pour la numérisation de vos documents ?

Afin de garantir un résultat de qualité et pour minimiser les risques d’erreurs, l’intervention de spécialistes dans ce domaine est primordiale. Les experts en scanning de documents possèdent les compétences techniques, ainsi qu’une solide expérience et une connaissance approfondie des meilleures pratiques en matière de numérisation. En outre, leur travail contribue au respect des normes légales et réglementaires en vigueur pour un archivage conforme.

Des équipements adaptés et performants

Les professionnels disposent d’équipements adaptés qui permettent de traiter tous types de documents en fonction de leurs caractéristiques (format, épaisseur, sensibilité, couleur, etc.). Ils utilisent des scanners avancés et performants, capables d’offrir des résultats supérieurs en termes de résolution, de précision et de rapidité.

De plus, ils sont continuellement informés des nouveautés technologiques qui optimisent la qualité de leurs prestations.

Une prise en charge personnalisée

Leur mission est de vous proposer une solution adaptée à vos besoins et exigences spécifiques. Ils établiront avec vous un cahier des charges détaillant votre projet de numérisation, afin de sélectionner la méthode de travail, les outils et les paramètres appropriés pour chaque type de document.

Tout au long du processus, ils assureront également un suivi efficace et attentif pour garantir le respect des délais et la satisfaction de vos attentes.

Les avantages de confier la numérisation de vos documents à des experts

Optimisation du temps et des ressources

L’un des principaux atouts de l’externalisation de ce service réside dans l’économie de temps qu’elle génère. En effet, cette tâche demande beaucoup d’efforts et de rigueur lorsque réalisée en interne. Les experts se chargeront de la totalité du processus, permettant ainsi à vos employés de se concentrer sur leurs compétences principales.

Par ailleurs, il n’est pas nécessaire d’investir dans du matériel coûteux ou de recruter des personnes supplémentaires pour gérer le processus.

Amélioration de la sécurité et de la confidentialité

La numérisation contribue à renforcer la protection de vos informations sensibles et stratégiques. Ces professionnels sont en mesure d’appliquer les mesures de sécurité adéquates pour prévenir les fuites, pertes et piratages des fichiers numériques.

De surcroît, un contrat établi avec ces prestataires inclut généralement des clauses de confidentialité en cas de manipulation de documents contenant des données personnelles ou confidentielles.

experts en scanning de documents

Sauvegarde et restitution optimales

Après la numérisation, ils mettent en place un système de sauvegarde efficace pour éviter la perte des informations. Les fichiers numérisés peuvent être stockés dans le Cloud, sur un serveur local ou encore sur des supports physiques (disques durs externes, par exemple).

Ils s’assurent également de la qualité des images produites, pour une restitution irréprochable lors de l’affichage à l’écran ou de l’impression.

Les différentes étapes du processus de numérisation

La préparation des documents

Cette phase consiste à retirer tous les éléments qui pourraient nuire à la qualité du scan : agrafes, trombones, post-it, etc. Les spécialistes veillent également à ce que les pages soient correctement alignées et organisées pour faciliter la tâche du scanner et éviter tout décalage ou chevauchement d’images.

Le traitement des images obtenues

Une fois les documents scannés, vient l’étape du traitement des images. Ils sont capables de réduire les artefacts (grain, bruit, déformation), d’optimiser les couleurs et le contraste, de redresser les images tordues et d’améliorer la netteté des textes. Ils peuvent également effectuer différents traitements spécifiques en fonction de la nature des documents (plans, photographies, dessins techniques, etc.).

L’indexation et le classement

Pour faciliter la recherche et l’accès aux fichiers numérisés, une indexation précise et structurée doit être mise en place. Les experts se chargent d’attribuer des mots-clés, des titres, des dates ou d’autres métadonnées pertinentes à chaque fichier, selon un système de classement logique et cohérent, défini en collaboration avec le client. Cette étape est essentielle pour optimiser la gestion électronique de vos archives.